Adjoint(e) administratif(ve) – Gestion documentaire

L’adjoint(e) administratif(ve) assure un soutien administratif et documentaire essentiel aux directeurs et responsables de projet. Il/elle joue un rôle clé dans la gestion, le contrôle, l’organisation et le suivi de la documentation interne et de projet, tout en veillant à la conformité, à la qualité des documents et au respect des procédures internes.

Tâches et responsabilités :

• Rédiger, réviser, mettre en forme et relire divers documents administratifs (correspondance, rapports, formulaires, factures).
• Coordonner la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes
• Répondre aux demandes internes et effectuer les suivis nécessaires afin d’assurer le respect des échéanciers et des procédures.
• Participer aux réunions d’équipe et collaborer à l’amélioration des pratiques et processus documentaires.
• Déposer, classer et maintenir les documents dans les plateformes documentaires appropriées.
• Effectuer le contrôle de qualité des documents, signaler les erreurs et assurer le suivi des corrections.
• Extraire, vérifier et archiver des documents ou dessins, au besoin, afin d’assurer une traçabilité complète.
• Créer, organiser et maintenir les répertoires et structures documentaires.
• Gérer les accès aux plateformes documentaires et appliquer les nomenclatures requises.

Formation :

• Secondaire 5
• DEP en secrétariat, bureautique, administration ou domaine connexe

Compétences requises :

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Aisance avec les plateformes de gestion documentaire (ex. Box ou équivalent).
• Connaissance avancée de la langue anglaise (lecture et rédaction de documents).
• Communication écrite avancée en français.
• Capacité à gérer des listes, registres et bases documentaires avec précision.

Atouts

• Capacité à former et accompagner des utilisateurs.
• Expérience en contrôle documentaire ou en environnement de projets d’ingénierie/construction
• Expérience avec des projets multidisciplinaires (ingénierie, construction, industriels).